Jangan Menghitung Hanya dari Jumlah Tamu
Kebutuhan bean bag untuk event sebaiknya dihitung berdasarkan fungsi area lounge, bukan sekadar jumlah seluruh peserta. Sebuah event dengan 300 tamu belum tentu membutuhkan 300 bean bag karena seating utama bisa menggunakan kursi formal. Bean bag biasanya ditempatkan pada zona santai, networking, waiting area, atau activation.
Mulai dari Luas Area
Ukur zona yang memang dialokasikan untuk bean bag. Sisakan ruang untuk jalur berjalan, meja kecil, dekorasi, signage, akses crew, dan kebutuhan teknis. Lounge yang terlalu padat akan terasa kurang nyaman meskipun jumlah tempat duduk terlihat banyak.
Tentukan Kapasitas Bersamaan
Tentukan berapa orang yang ingin duduk pada saat bersamaan. Setelah itu, sesuaikan jumlah unit dengan pola aktivitas. Lounge networking dapat menggunakan beberapa cluster kecil, sedangkan waiting area mungkin membutuhkan susunan yang lebih linear.
Perhatikan Jenis Acara
- Wedding: biasanya sebagai lounge pelengkap seating formal.
- Gathering: cocok untuk area santai dan networking.
- Outdoor: perlu ruang tambahan untuk akses dan kondisi venue.
- Bazaar: harus menjaga jalur pengunjung dan batas booth.
- Seminar: dapat digunakan pada area networking atau break.
Gunakan Layout
Jika venue menyediakan floor plan, tandai area lounge dan kirim kepada vendor. Layout membantu memperkirakan sirkulasi dan posisi bean bag dibanding hanya menyebut luas ruangan.
Informasi untuk Quotation
Saat meminta penawaran, kirim tanggal, lokasi, jumlah target unit, jenis acara, durasi, serta informasi loading. Dengan brief tersebut, vendor dapat memeriksa ketersediaan dan kebutuhan logistik.
Kesimpulan
Jumlah bean bag yang ideal adalah jumlah yang mendukung fungsi lounge tanpa membuat area terlalu penuh. Untuk kebutuhan Jabodetabek, Anda dapat melihat Sewa Bean Bag Jabodetabek dan mengirim layout untuk konsultasi.