Outdoor Membutuhkan Perencanaan Lebih Detail
Event outdoor memberikan ruang yang lebih fleksibel untuk membuat lounge, tetapi kondisi lapangan juga lebih beragam. Rumput, paving, dek, area taman dan venue terbuka memiliki kebutuhan yang berbeda. Karena itu, pengecekan sebelum acara penting dilakukan agar penataan tidak mengganggu jalannya event.
Checklist 1: Periksa Permukaan
Pilih area yang relatif rata dan nyaman digunakan. Hindari titik yang mudah tergenang atau berada tepat di jalur kendaraan. Tandai area lounge pada floor plan atau foto venue sehingga vendor dapat memahami kondisi lokasi sebelum setup.
Checklist 2: Perhatikan Cuaca
Acara outdoor membutuhkan rencana apabila hujan atau kondisi berubah. Jika tersedia tenda atau area beratap, tentukan apakah lounge dapat dipindahkan ke sana. Sampaikan skenario tersebut kepada vendor dan EO sebelum hari acara.
Checklist 3: Tentukan Cluster Lounge
Cluster kecil biasanya lebih mudah diatur daripada satu area panjang. Lounge dapat dibagi menjadi area dekat panggung, area ngobrol, area keluarga atau area istirahat. Pola ini juga membantu menjaga jalur pengunjung.
Checklist 4: Periksa Akses Loading
Informasikan gate, titik drop-off, jarak kendaraan ke lokasi, tangga, jalur khusus vendor dan jam loading. Venue outdoor kadang memiliki area parkir yang jauh dari lokasi event sehingga informasi akses sangat penting.
Checklist 5: Jaga Sirkulasi
Bean bag jangan ditempatkan di jalur utama, depan pintu darurat atau area yang dibutuhkan kru. Sisakan ruang untuk pengunjung berjalan dan untuk tim event melakukan pekerjaan teknis.
Checklist 6: Siapkan Brief Vendor
Brief minimal mencakup tanggal, lokasi, jumlah unit, jenis acara, luas area, foto venue, waktu setup dan PIC. Semakin jelas informasinya, semakin mudah vendor memberikan arahan mengenai kebutuhan rental.
Kesimpulan
Outdoor event akan lebih nyaman jika lounge dirancang bersama layout dan kondisi venue. Untuk kebutuhan Jabodetabek, lihat Sewa Bean Bag untuk Event Outdoor dan kirim foto lokasi untuk konsultasi.